Toujours plus à l’écoute de ses clients utilisateurs de la solution Zeendoc, Sages Informatique a souhaité renforcer la collaboration au sein de sa plateforme de GED. “Aujourd’hui, grâce à l’édition en ligne, les collaborateurs peuvent gérer et modifier les documents entièrement sur Zeendoc, en connectant leur compte Microsoft Office à la solution de gestion”, se réjouit Mathieu Donzel, Directeur Technique et Développement chez Sages Informatique.

Zeendoc est le logiciel GED français n°1 sur le marché des TPE-PME selon l’Etude Markess. Avec l’annonce de l’édition en ligne, c’est désormais un outil dynamique qui permet une meilleure collaboration entre services. Ainsi, la plateforme SaaS de Zeendoc permet de modifier un document en ligne et de partager les versions modifiées en restant dans son espace de travail. Tout le monde peut accéder à la dernière version tout en gardant l’historique et l’original bien sûr . Il est également possible de diffuser simplement les documents dans l’organisation, de les annoter, de les valider et de partager l’information en toute sécurité, en interne ou en externe. Une meilleure productivité en toute sécurité pour les TPE-PME des secteurs privés et publics.

Éditer les documents Microsoft Office sur Zeendoc

Toutes les applications et solutions de la suite Microsoft 365 (Excel, Word, PowerPoint etc) peuvent dorénavant être sélectionnées et modifiées sur Zeendoc en fonction des besoins des utilisateurs. Un collaborateur peut travailler directement sur un document déposé dans Zeendoc ; dans ce cas, il crée une nouvelle version du document concerné, l’original ne pouvant être modifié ou supprimé. L’utilisateur doit évidemment disposer de droits suffisants afin d’utiliser ces fonctionnalités.

Une fois le document complété et/ou modifié, l’utilisateur peut décider d’enregistrer une version supplémentaire tout en conservant la version précédente, ou de la détruire (toujours sous réserve de disposer de ce droit). Tout changement sur le document est tracé et visible dans un historique de version, permettant aux autres collaborateurs de vérifier les actions de chacun. Cela s’appelle aussi du versionning. Il est également important de souligner que la version originale du document déposé dans Zeendoc est impossible à modifier et reste stockée dans Zeendoc.

Collaborer en toute liberté dans l’environnement Zeendoc

Avec l’édition en ligne, tous les collaborateurs autorisés sont en mesure de créer, partager et modifier les documents très rapidement sans sortir de leur environnement de travail Zeendoc. Les documents étant disponibles à distance à tout moment et depuis n’importe quel appareil, les utilisateurs gagnent en efficacité sans perdre de temps. Cette innovation très attendue assure également le versionning des documents pour une meilleure qualité de gestion documentaire en plus de fonctionnalités collaboratives.

Tout changement sur le document est tracé et visible dans un historique de version, permettant de tracer les actions de chacun, de travailler sur la bonne version du document et plus généralement de s’assurer de la valeur juridique du document initial en cas de nécessité. En effet, la version originale du document déposé dans Zeendoc est impossible à modifier et reste stockée dans Zeendoc.

Se constituer une bibliothèque de documents types (template) automatiquement !

Autre innovation, l’utilisateur a la possibilité de se constituer une bibliothèque de document “type”(ou “template”) à partir de ses documents existants (contrat, facture, bon de commande, devis, etc.). afin de le compléter manuellement ou automatiquement directement via Zeendoc et de l’enregistrer dans la solution. Le classement des documents est également facilité : après enregistrement, le document est indexé automatiquement dans le bon classeur (RH, fournisseurs, etc.), en conservant les index de classement souhaités. Aucune ressaisie n’est requise !

Zoom sur la GED Zeendoc

Zeendoc est une solution de dématérialisation et de gestion électronique de documents (GED), éditée par Sages Informatique. L’objectif de la GED est d’accompagner les TPE, PME et Collectivités dans une démarche de dématérialisation de leurs échanges afin de les simplifier, tout en étant conformes aux législations. Avec Zeendoc, les utilisateurs classent, retrouvent, et exploitent leurs documents très facilement et en toute sécurité. La solution GED Zeendoc permet, entre autres, la dématérialisation des factures et l’automatisation de certains process comme la signature électronique des contrats commerciaux ou la mise en place d’une piste d’audit fiable, l’envoi de bulletins de salaires électroniques ou encore la dématérialisation des notes de frais.

Zeendoc est une solution cloud en mode SaaS ce qui permet de mutualiser des infrastructures en ligne avec une disponibilité de 99,98 % et d’éliminer certains serveurs dans les entreprises. Elle comprend notamment l’intégration d’un tchat documentaire, des circuits de validation… permettant une fluidification des échanges et réduisant également l’empreinte carbone générée par l’envoi de mails avec pièce jointe entre collaborateurs, ainsi que des détections de doublon qui permettent de limiter l’infobésité.

C’est à ce jour, la seule GED bas carbone avec son programme Zeenplanet qui compense l’utilisation de Zeendoc pour ses clients, en plantant des arbres en gestion durable dans les forêts françaises avec Ecotree : Depuis janvier 2020, plus de 3 000 arbres ont ainsi été plantés.

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