Engagé dans une profonde transformation numérique depuis plusieurs années, le Ministère de la Culture, qui agit et veille à la préservation et à la valorisation du patrimoine français, doit faire face à une immense charge administrative et à de nombreux besoins de numérisation. Depuis 2019, l’institution a donc choisi d’intégrer la solution de signature électronique Goodflag, prestataire de services de confiance, pour fluidifier et sécuriser les démarches liées à la gestion immobilière (autorisations de travaux, déclarations préalables).
Lorsque la collaboration avec Goodflag a débuté, la dématérialisation des procédures du Ministère de la Culture n’en était qu’à ses prémices. L’institution a d’abord fait appel à Goodflag pour répondre à une échéance majeure : l’entrée en vigueur de l’obligation de dématérialisation des procédures d’urbanisme en janvier 2022. Cet article de la loi Elan stipulait que toutes les communes devaient être en mesure de recevoir des demandes d’autorisation d’urbanisme sous format électronique. Ce défi de taille s’est additionné à de nombreux autres besoins de numérisation des démarches administratives – notamment pour simplifier les demandes de subventions – ou de digitalisation des processus internes administratifs et financiers.
« La signature électronique est un levier majeur pour accélérer notre transformation numérique et répondre aux attentes des usagers. Depuis son intégration au Ministère de la Culture, elle simplifie le travail des agents qui, grâce à la dématérialisation, peuvent gérer les démarches en ligne lors de déplacements ou en télétravail. » Sabine – Responsable du projet signature électronique
Face à un cahier des charges exigeant, le choix s’est porté sur Goodflag. La solution en mode SaaS s’est imposée grâce à ses atouts majeurs offrant un coût adapté, une parfaite conformité avec les normes réglementaires et les exigences de sécurité. Son déploiement a été simplifié grâce à l’accompagnement personnalisé et agile des équipes. Le système d’authentification unique et les outils métiers internes de l’institution ont parfaitement été intégrés pour répondre à la demande d’une gestion fluide des différents niveaux de signature malgré les contraintes administratives. De plus, Goodflag renforce, avec ses solutions adaptées, la sécurité des données et des utilisateurs notamment avec les notifications par email, tout en prenant en compte la mobilité des signataires. Ces éléments combinés ont permis de renforcer la confiance du Ministère, de préserver l’intégrité des documents et d’assurer leur fiabilité.
Les bénéfices de la mise en place ont immédiatement été constatés par les agents mais également pour les usagers que sont les architectes des bâtiments de France, les musées et les administrations qui demandent des subventions. Depuis la mise en œuvre de la solution, le Ministère de la Culture enregistre environ 45 000 documents signés chaque mois, dont 90 % liés à l’urbanisme. L’adoption de la signature électronique a permis aux équipes d’améliorer les délais de réponse des dossiers et de réduire drastiquement leur temps de traitement. Les agents des différentes Directions régionales des affaires culturelles (DRAC) ont notamment relevé la facilité d’utilisation de l’outil leur permettant de continuer à suivre les dossiers et de signer électroniquement à distance.
Si aujourd’hui la dématérialisation est encore progressive, le Ministère de la Culture tend vers une généralisation en envisageant de nouvelles perspectives telles que l’extension de la signature électronique aux services des ressources humaines ou bien des achats.
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