Qui ne connait pas Les Misérables ?

Même si certains ne l’ont pas lu, peu sont les personnes qui n’auraient pas entendu parler du célèbre roman de Victor Hugo, et de son histoire passionnante ! Quel est le rapport avec la Digital Workplace ? Il vient principalement d’une citation, ou plutôt d’une interrogation, figurant dans l’ouvrage . Elle se trouve dans le chapitre où Jean Valjean et Cosette résident dans une maison avec un jardin. Dans cette partie, Victor Hugo explore les multiples facettes de la nature et pose la question suivante : “Là où finit le télescope, le microscope commence. Lequel des deux a la vue la plus grande ? Cette citation résonne car elle présente des similitudes avec la Digital Workplace, notamment concernant l’accès aux données. Pour extraire des informations pertinentes au sein de volumes de données massifs et diversifiés, il existe en effet différentes méthodes et le retour sur investissement obtenu peut varier de façon significative suivant l’approche qui sera retenue.

Le télescope – voir au-delà de son horizon immédiat

Quel rapport avec la Digital Workplace ? Cette approche implique de s’affranchir des silos de données inhérents à toute organisation de taille significative et de permettre l’accès à toute l’information de l’entreprise de manière simple. Il est donc essentiel d’intégrer un moteur de recherche adapté à la Digital Workplace afin de connecter les individus aux données de l’entreprise. Chaque employé peut ainsi voir au-delà de son département et accéder à des données réparties à travers un large éventail de différents référentiels. Ces données sont ainsi mises à la disposition de tous et chacun reste informé.

Une telle utilisation de la fonction recherche reste généraliste et n’intègre aucune dimension métier. Il s’agit d’une expérience comparable à celle de Google sur internet, via une barre de recherche identique pour les commerciaux, les ingénieurs, le marketing ou encore la comptabilité.

La valeur réside dans le nombre élevé de personnes que l’on aide à trouver les informations dont ils ont besoin. Le retour sur investissement (ROI) est fondé sur l’amélioration globale de la productivité de l’entreprise. Selon une étude de McKinsey, chaque collaborateur passe près de deux heures par jour à rechercher des informations[1] . Au-delà des gains de productivité, cette autonomisation des employés produit aussi des effets positifs sur le bien-être des employés car ces derniers se sentent plus à même d’effectuer efficacement leur travail.  C’est typiquement ce qu’il convient d’appeler un retour sur investissement indirect.

Un tel retour sur investissement n’est pas facile à quantifier du seul point de vue sonnant et trébuchant de l’entreprise (« Show me the money !» comme disent les anglo-saxons). Cela étant, il est cependant possible d’estimer des économies d’échelle résultants de ces gains de productivité. L’estimation du gain financier se base sur des paramètres tels que le nombre total d’employés, leur salaire moyen et le temps gagné grâce au moteur de recherche.

Le microscope – explorer son propre monde

Comment cela se traduit-il pour la Digital Workplace ? Le terme de “knowledge workers” a été inventé par Peter Drucker qui définit ces employés comme des personnes très qualifiées utilisant des techniques avancées d’exploitation des données (statistiques, corrélations complexes, études de cas etc.). Les données leur sont essentielles pour accomplir leur mission. Et là encore, un moteur de recherche efficace s’avère très utile dans ce contexte !

Contrairement à l’utilisation simplifiée de type Google, l’objectif ici est de concevoir une application sur mesure incluant des spécificités métier afin d’accompagner une fonction de A à Z dans les étapes clés de son travail. Seul un moteur de recherche d’entreprise est en capacité d’indexer des contenus structurés et non structurés afin d’en extraire de l’information à haute valeur ajoutée (sur un produit, un client, une entreprise…). Par exemple, pour un conseiller bancaire, il est essentiel d’agréger des données internes telles que les informations du CRM, l’historique des transactions ainsi que des données externes comme des analyses de marché afin de recommander les investissements les plus pertinents aux clients. Le retour sur investissement est ici lié aux améliorations d’un processus métier bien délimité.  Pour ce faire, il convient de cibler un groupe précis de « knowledge workers » sur un cas d’usage établi ; le triptyque “secteur d’activité, cas d’usage, persona” constitue la formule gagnante !

Prenons l’exemple des essais cliniques réalisés par les entreprises pharmaceutiques. Pour rappel, les essais cliniques sont les études qui valident l’efficacité des médicaments avant leur mise sur le marché. En l’espèce, le triptyque magique mentionné précédemment est “laboratoire pharmaceutique, essais cliniques, chercheur”. Ainsi a-t-il été conçu une application de recherche dédiée aux chercheurs pour explorer les données scientifiques dispersées dans des millions de fichiers et applications ; cette application a permis d’accélérer le processus des essais cliniques. Sachant que le coût moyen de développement d’un nouveau médicament est d’environ 1 milliard de dollars, toute amélioration de processus se traduit immédiatement par une amélioration des résultats financiers. Selon une grande entreprise pharmaceutique Européenne, la mise en place de cette application a permis un gain de 25 millions de dollars par médicament.

 Télescope ou microscope : quel est le meilleur outil pour optimiser l’accès aux données ?

Les deux outils sont complémentaires car chacun d’eux met en lumière des éléments indétectables à l’œil nu. Au sein de la Digital Workplace, accéder à la bonne information au bon moment se révèle de plus en plus complexe. Qu’il s’agisse de contenu « corporate » ou de contenu « métier », un moteur de recherche efficace est un incontournable. Fournir des informations permettant de prendre des décisions éclairées est essentiel pour toute entreprise. En appliquant les méthodes et les technologies décrites ci-dessus, alors on peut être sûr que « même la nuit la plus sombre prendra fin et le soleil se lèvera » “. Une autre citation extraite des Misérables…

[1] Rapport McKinsey : https://www.proprofs.com/c/knowledge-management/workforce-spend-much-time-searching-information/

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